Şirket Adına E-İmza Nasıl Alınır? Kim Alır, Mali Mühürden Farkı Ne?
Kısa cevap
Şirket adına e-imza, şirketi temsile yetkili kişinin kendi adına alınır. Nitelikli e-imza yalnızca gerçek kişiye düzenlenir; yetkili, kendi kimlik bilgileriyle başvurur ve e-imzayı şirket işlemlerinde kullanır. Birden fazla yetkili varsa her biri için ayrı e-imza alınır. Fatura şirket adına kesilebilir.
"Şirket e-imzası" diye ayrı bir ürün yoktur. Limited, anonim ya da şahıs şirketi fark etmez: e-imza, şirketin işlemlerini yapan kişinin adına çıkar ve o kişiye bağlıdır. Bu yazıda şirket için kimin başvurması gerektiğini, hangi işlemde e-imza hangi işlemde mali mühür gerektiğini, başvurunun adımlarını ve yetkili değişirse ne olacağını anlatıyoruz.
Şirket için kim başvurur?
Şirket adına işlem yapacak kişi: genellikle şirket müdürü, yönetim kurulu üyesi ya da ticaret sicilinde imza yetkisi bulunan kişi. Yetki e-imzadan değil, ticaret sicil kaydından gelir; e-imza yalnızca bu kişinin imzasını elektronik ortama taşır. Şahıs şirketinde başvuran kişi işletme sahibinin kendisidir.
Birden fazla kişi şirket adına imza atacaksa her biri için ayrı e-imza alınır; e-imza devredilemez ve paylaşılamaz. Muhasebe personeli ya da mali müşavir, kendi görevleri için kendi e-imzalarını kullanır.
Hangi işlemde ne gerekir?
| İşlem | Şahıs şirketi | Limited / Anonim |
|---|---|---|
| e-Fatura, e-Arşiv | Yetkilinin e-imzası yeterli | Mali mühür (tüzel kişilik adına) |
| e-Defter beratı | Yetkilinin e-imzası yeterli | Mali mühür |
| MERSİS, ticaret sicil | Yetkilinin e-imzası | Yetkilinin e-imzası |
| EKAP ihale | Yetkilinin e-imzası | Yetkilinin e-imzası |
| KEP hesabı | Yetkilinin e-imzası | Yetkilinin e-imzası |
| Sözleşme, teklif, resmî yazışma | Yetkilinin e-imzası | Yetkilinin e-imzası |
Kural basit: kişinin imzası gereken yerde e-imza, tüzel kişiliğin mührü gereken yerde mali mühür. Şahıs şirketi gerçek kişi mükellef olduğu için e-imza her iki işi de görür; limited ve anonim şirketlerde e-fatura ve e-defter için mali mühür ayrıca gerekir, yetkilinin diğer tüm işlemleri e-imzayla yapılır.
E-imza ile mali mühür aynı şey mi?
Hayır. E-imza kişiye, mali mühür tüzel kişiliğe aittir. Mali mühür yalnızca GİB'in e-belge sistemlerinde (e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye) kullanılır; MERSİS'te, EKAP'ta, KEP'te ya da bir sözleşmede imza yerine geçmez. E-imza ise kişinin imzasının gerektiği her yerde geçerlidir. Bu yüzden limited ve anonim şirketlerde ikisi birbirini tamamlar; biri diğerinin yerine kullanılamaz.
Üç adımda şirket için e-imza
1
Yetkili kendi bilgileriyle başvurur
T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, adına kayıtlı cep telefonu ve e-posta. Fatura şirket adına istenecekse vergi numarası ve unvan girilir. İmza sirküleri, vergi levhası veya faaliyet belgesi istenmez; ayrıntılar gerekli belgeler yazısında.
2
e-Devlet onayı
Yetkilinin e-Devlet hesabına onay talebi düşer; kimlik tespiti çipli kimlik kartının NFC ile okutulması ve onayıyla tamamlanır. Onay şirketin değil, yetkilinin kendi e-Devlet hesabından verilir.
"e-Devlet onayını nasıl yapacağım?" diye düşünmeyin. Tek bir adımı bile yalnız yapmıyorsunuz; baştan sona E-İMZATEK uzmanları yanınızda.
- Ekibimiz sizi arar, e-Devlet onayını adım adım anlatır; video ve yazılı anlatımı da size gönderir.
- Onay, çipli kimlik kartınızın NFC ile okutulmasıyla tamamlanır. Kartınızın NFC'si çalışmıyorsa USB kimlik çip okuyucuyu ücretsiz gönderir, onayı birlikte tamamlarız.
- Birden fazla yetkili için başvuruları tek seferde toplar, onay ve kurulumları sırayla yaparız.
Başvurudan teslimata, kurulumdan ilk kullanıma kadar yanınızdayız.
3
Teslimat ve uzaktan kurulum
Cihaz ve kart okuyucu şirket adresine kargoyla gelir. Cihaz boş gönderilir; sertifika, cihaz yetkilinin elindeyken ücretsiz uzaktan kurulumda yüklenir. Kurulumdan sonra MERSİS, EKAP, KEP ve diğer sistemlerde aynı cihaz kullanılır.
Yetkili değişirse ne olur?
E-imza kişiye ait olduğu için şirketten ayrılan yetkilinin e-imzası onunla gider; şirket yeni yetkili için yeni e-imza alır. Ayrılan yetkilinin sertifikasının şirket işlemlerinde kullanılmaması için sertifika sahibinin talebiyle iptal ettirilebilir. Mali mühür ise tüzel kişiliğe ait olduğundan yetkili değişiminden etkilenmez.
Sık sorulan sorular
Şirket adına tek bir e-imza yeter mi?
Şirket adına imza atacak tek yetkili varsa evet. Birden fazla kişi imza atacaksa her biri için ayrı e-imza gerekir; e-imza paylaşılamaz.
Mali mührümüz var, e-imza yine gerekir mi?
Evet. Mali mühür yalnızca GİB e-belge sistemlerinde kullanılır; MERSİS, EKAP, KEP ve sözleşmeler için yetkilinin e-imzası gerekir.
E-imza şirketin mi, kişinin mi?
Kişinin. Sertifika yetkilinin adına düzenlenir; fatura şirket adına kesilse bile e-imza kişiye bağlıdır.
Fatura şirket adına kesilir mi?
Evet. Başvuruda şirketin vergi numarası ve unvanı girilir; fatura e-fatura veya e-arşiv olarak şirket adına düzenlenir.
İmza sirküleri veya vergi levhası göndermem gerekir mi?
Hayır. Kimlik tespiti yetkilinin e-Devlet onayıyla yapılır; şirket belgesi istenmez.
Şahıs şirketiyim, e-fatura için mali mühür almam şart mı?
Hayır. Şahıs şirketi gerçek kişi mükellef olduğundan e-fatura, e-arşiv ve e-defter işlemleri e-imzayla yapılır; mali mühür gerekmez.
Kaynaklar: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu · Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik · GİB e-Fatura ve e-Defter uygulama kılavuzları (mali mühür ve nitelikli elektronik sertifika kullanımı) · E-Güven nitelikli elektronik sertifika hizmetleri.
Onlarca değerlendirme · 5,0 puan
E-İmza Başvurusu
e-İmza başvurunuzu online yapın, Evinizden veya ofisinizden çıkmadan başvurun, e-imzanız kapınıza gelsin.
- Online e-imza başvurusu
- Aynı gün kargo
- Kurulum ve kargo ücretsiz
